Dokumentacja techniczna
Moduł dokumentacji pozwala przechowywać wszelkie pliki i dokumenty związane z klientami — schematy sieci, procedury awaryjne, konfiguracje, hasła (w formie zaszyfrowanej), umowy i dane do faktur. Dokumentacja jest przypisana do konkretnej kartoteki klienta i dostępna dla całego zespołu.
Dokumentacja techniczna dostępna jest od każdego planu — od Starter wzwyż. Nie jest dodatkowym modułem.
Dodawanie dokumentu do klienta
Przejdź do Klienci → wybierz klienta.
Wyświetlona jest lista wszystkich dokumentów przypisanych do tego klienta.
Otwiera się formularz dodawania.
Możesz załączyć plik (PDF, DOC, XLSX, PNG, itp.) lub wpisać treść tekstową bezpośrednio w edytorze.
Dokument pojawi się na liście z nazwą, typem i datą dodania.
Typy dokumentów
| Typ | Zastosowanie |
|---|---|
| Schemat sieci | Diagram topologii sieci (PNG, PDF, Visio) |
| Procedura | Instrukcja reagowania na awarie, procedury backupu, restart serwisów |
| Umowa | Skan lub PDF umowy SLA lub serwisowej |
| Dane do faktur | NIP, dane firmy, forma płatności, termin faktury |
| Inne | Dowolne pliki — certyfikaty, licencje, konfiguracje |
Zarządzanie dokumentami
Przeglądanie i pobieranie
Kliknij nazwę dokumentu, aby go otworzyć lub pobrać. Pliki PDF i obrazy wyświetlają się podgląd bezpośrednio w przeglądarce — inne typy są pobierane na dysk.
Edycja i aktualizacja
Kliknij ikonę ołówka przy dokumencie, aby zaktualizować jego metadane (nazwa, typ, opis) lub zastąpić plik nową wersją. System zachowuje informację o dacie ostatniej modyfikacji i użytkowniku, który dokonał zmiany.
Usuwanie dokumentu
Dokument można usunąć klikając ikonę kosza. Operacja jest nieodwracalna — system poprosi o potwierdzenie.
Dokumentacja jest dostępna dla wszystkich użytkowników z dostępem do danej kartoteki klienta — w tym techników o roli Viewer. Uważaj na przechowywanie haseł i danych wrażliwych — korzystaj z dedykowanych menedżerów haseł lub opisowego formatu bez jawnych haseł.
Dobre praktyki
- Twórz dokument „Środowisko IT" dla każdego klienta z opisem topologii, kluczowych urządzeń i kontaktów serwisowych
- Dodaj schemat sieci — nawet prosty diagram blokowy ułatwia orientację przy awarii
- Przechowuj procedury awaryjne: restart serwera, odtwarzanie backupu, kontakt do ISP
- Regularnie aktualizuj dokumenty po każdej większej zmianie w środowisku klienta
- Używaj opisowych nazw plików zamiast domyślnych (np. „schemat-sieci-2024.pdf" zamiast „scan001.pdf")