Mail i powiadomienia w ITBoard
TL;DR
Co to jest moduł maili?
Moduł Mail w ITBoard zarządza wysyłaniem powiadomień i automatycznymi odpowiedziami. Pozwala na konfigurację serwera SMTP, tworzenie szablonów maili i kontrolowanie jakie powiadomienia są wysyłane do klientów i techników.
Konfiguracja SMTP
Aby ITBoard mógł wysyłać maile, należy skonfigurować serwer SMTP. Można użyć własnego serwera lub zewnętrznych usług jak Gmail, SendGrid, Amazon SES.
Jak skonfigurować SMTP?
Sekcja dostępna dla administratorów konta.
Host (np. smtp.gmail.com), port (587 dla TLS, 465 dla SSL), login i hasło.
Adres from (np. no-reply@twoja-firma.pl) i nazwa nadawcy.
SSL lub TLS dla bezpiecznego połączenia.
Kliknij „Testuj wysyłanie" aby sprawdzić konfigurację, następnie „Zapisz".
Jeśli używasz Gmail, musisz włączyć „Dostęp dla mniej bezpiecznych aplikacji" lub użyć App Password.
Rodzaje powiadomień
ITBoard może wysyłać różne typy powiadomień:
- Nowy ticket — powiadomienie dla techników o nowym zgłoszeniu
- Zmiana statusu — klient otrzymuje mail o zmianie statusu ticketu
- Przypisanie — technik otrzymuje mail o przypisaniu ticketu
- SLA — alerty o zbliżającym się przekroczeniu terminu SLA
- Komentarz — powiadomienie o nowym komentarzu w ticketu
- Zamknięcie — klient otrzymuje potwierdzenie zamknięcia ticketu
Konfiguracja powiadomień
W ustawieniach maila możesz włączać lub wyłączać poszczególne typy powiadomień. Możesz też zdecydować czy powiadomienia idą do wszystkich techników czy tylko do przypisanych.
Automatyczne odpowiedzi
Automatyczna odpowiedź to mail wysyłany do klienta natychmiast po utworzeniu ticketu. Potwierdza otrzymanie zgłoszenia i podaje numer ticketu.
Jak włączyć automatyczną odpowiedź?
Sekcja „Automatyczna odpowiedź".
Zaznacz checkbox „Włącz automatyczną odpowiedź na nowy ticket".
Możesz zmienić treść maila. Dostępne zmienne: {client_name}, {ticket_number}, {ticket_title}.
Automatyczna odpowiedź jest teraz aktywna.
Szablony maili
Szablony pozwalają na spersonalizowanie maili wysyłanych przez ITBoard. Można tworzyć szablony dla różnych typów powiadomień.
Dostępne zmienne w szablonach
| Zmienna | Opis |
|---|---|
{client_name} | Nazwa klienta |
{ticket_number} | Numer ticketu |
{ticket_title} | Tytuł ticketu |
{technician_name} | Nazwa technika |
{status} | Status ticketu |
{sla_deadline} | Termin SLA |
Najczęstsze pytania (FAQ)
Jak skonfigurować SMTP w ITBoard?
W ustawieniach maila podaj dane serwera SMTP: host, port, login, hasło i adres nadawcy. Obsługiwane są SSL i TLS.
Jakie powiadomienia wysyła ITBoard?
ITBoard wysyła powiadomienia o nowych ticketach, zmianach statusu, przypisaniach do techników i zbliżających się terminach SLA.
Czy można stworzyć szablony maili?
Tak — możesz tworzyć szablony dla automatycznych odpowiedzi i powiadomień. Szablony mogą zawierać zmienne jak {client_name}, {ticket_number}.
Jak włączyć automatyczne odpowiedzi?
W ustawieniach maila włącz „Automatyczna odpowiedź na nowy ticket". Klient otrzyma potwierdzenie otrzymania zgłoszenia.
AUTOR
DATA PUBLIKACJI
OSTATNIA AKTUALIZACJA